Muster-Beschwerdeschreiben

Wenn Sie mit einer Situation, einem Produkt oder einer Dienstleistung unzufrieden sind, ist das Verfassen eines formellen Beschwerdebriefs eine Möglichkeit, dies anzugehen. Verwenden Sie einen der hier bereitgestellten Musterbriefe als Ausgangspunkt; Klicken Sie einfach auf Ihre Auswahl, um ein PDF zu öffnen, das Sie bearbeiten, speichern und drucken können. Sieh dir das anAnleitung zum Ausdruckenwenn Sie Hilfe brauchen.

Beispiel für ein Beschwerdeschreiben bezüglich eines schlechten Produkts

Wenn Sie ein fehlerhaftes oder qualitativ schlechtes Produkt gekauft haben und die Bemühungen zur Lösung des Problems fehlgeschlagen sind, besteht Ihr nächster Schritt darin, einen Brief an das Unternehmen zu schreiben und um eine Rückerstattung oder einen Ersatz zu bitten. Im Idealfall ersetzen Geschäfte fehlerhafte Produkte und solche, die nicht wie erwartet funktionieren. Das passiert jedoch nicht immer. Wenn Unternehmen dies nicht tunKundenbeschwerden richtig bearbeitenZunächst kann das Schreiben eines Beschwerdeschreibens Ihre einzige Möglichkeit sein, es sei denn, Sie möchten rechtliche Schritte einleiten.

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Muster-Reklamationsschreiben über fehlerhaftes Produkt

Reklamationsschreiben für fehlerhafte Produkte

Folgen Sie einfach dem Layout dieses Briefes, aber fügen Sie Ihre eigenen Daten hinzu.

Oben links: Ihr Name, Adresse und Telefonnummer. Vielleicht möchten Sie auch Ihre E-Mail-Adresse angeben. Das Ziel ist es, eine Antwort zu erhalten, und je einfacher Sie es der vielbeschäftigten Führungskraft machen können, zu antworten, desto besser.
Geben Sie den Namen der Person, die Sie kontaktieren, den Firmennamen, die Straße, den Ort, das Bundesland und die Postleitzahl in separate Zeilen (ohne Leerzeichen) ein.
Fügen Sie Ihre Anrede hinzu. Seien Sie hier, wenn möglich, konkret. Verwenden Sie „Sehr geehrter Herr Jones“ anstelle von „Sehr geehrter Herr“.
Beginnen Sie damit, dass Sie ein treuer oder erstmaliger Kunde sind. Beispiel: 'Ich bin seit 20 Jahren ein treuer Kunde und habe viele Ihrer Produkte gekauft.'
Fahren Sie mit den Tatsachen fort, wie das Produkt versagt hat. Seien Sie so konkret wie möglich. Geben Sie das Datum an, an dem Sie den Artikel gekauft haben, wie viel Sie dafür bezahlt haben und wann und wie er die Erwartungen nicht erfüllt hat.
Erklären Sie, welche Schritte Sie unternommen haben, um das Problem zu beheben. Beispiel: „Am 5. April habe ich Roger im Laden von Example City kontaktiert und um eine Rückerstattung gebeten. Er hat sich geweigert, mir eine Rückerstattung zu geben.' Auch wenn die Person extrem unhöflich war, halte dich einfach an die Tatsachen, was gesagt/getan wurde und lasse Emotionen aus.
Beginnen Sie schließlich mit einem Schlussabsatz und erklären Sie, was Sie im Gegenzug gerne hätten. Möchten Sie beispielsweise, dass das Produkt ersetzt oder Ihnen eine Rückerstattung gewährt wird?
Schließen Sie den Brief und fügen Sie Ihren Namen und Ihre Unterschrift hinzu.

Musterbrief an das Management über schlechten Service

Wenn Sie für eine Dienstleistung bezahlen, z. B. eine Mahlzeit in einem Restaurant, erwarten Sie einen hervorragenden Kundenservice . Leider passiert dies nicht immer. Wenn der Service schrecklich genug war, haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine Rückerstattung oder einen Ersatzservice. Wenn Sie mit dem Manager ohne Ergebnis gesprochen haben, ist es möglicherweise an der Zeit, einen formellen Beschwerdebrief an den Dienstleister über die Armen zu schreibenKundendienstSie erhielten.

Muster Beschwerdebrief über schlechten Service

Beschwerdebrief für mangelhaften Service

Passen Sie den Brief an Ihre Situation an.

Schreiben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten in die obere linke Ecke der Seite.
Geben Sie den Namen der Person an, mit der Sie Kontakt aufnehmen (vorzugsweise ein regionaler Manager, Inhaber oder CEO), den Firmennamen und die Adresse.
Fügen Sie eine Anrede hinzu. Beispiel: Sehr geehrter Herr Jones:
Erklären Sie den Grund für den Besuch in der Einrichtung. Ein Beispiel wäre, dass Sie dort regelmäßig essen, weil es eines Ihrer Lieblingsrestaurants ist.
Erklären Sie das aufgetretene Problem. Sie haben zum Beispiel eine Stunde gesessen, bevor jemand kam, um Ihre Bestellung aufzunehmen, Ihre Bestellungen waren falsch, die Kellnerin beschimpfte Sie und so weiter.
Fordern Sie eine Rückerstattung oder einen Ersatz an. Wenn Sie in einem Restaurant gegessen haben, möchten Sie vielleicht anbieten, ihm eine weitere Chance zu geben, wenn er Ihnen eine Geschenkkarte mit angemessenem Wert schickt.
Schließen Sie den Brief mit Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift.

Beispiel für ein Mitarbeiter-Beschwerdeschreiben

Wenn Sie ernsthafte Probleme bei der Arbeit haben, schreiben Sie einen Beschwerdebrief, in dem Sie Ihrem Vorgesetzten oder dem Unternehmen Ihre Besorgnis zum Ausdruck bringenHumanressourcenManager hat Doppelpflicht. Erstens kann es Ihrem Chef oder Personalvertreter helfen, die Situation zu lösen. Zweitens kann es Ihren Arbeitsplatz schützen, insbesondere wenn das Problem Ihre Arbeit beeinträchtigt oder Sie von einem anderen Mitarbeiter belästigt werden.

Muster-Beschwerdeschreiben an einen Arbeitgeber

Beschwerdebrief des Arbeitgebers

Im Gegensatz zu den anderen Beispielen in diesem Artikel wird der Brief an Ihren Arbeitgeber wahrscheinlich über die interne Kommunikation im E-Mail-Format gesendet. Wenn Sie es vorziehen, die Beschwerde auf Papier zu schreiben, halten Sie es weniger förmlich als die anderen Briefe. Es ist zwar eine gute Idee, beim Schreiben dieser Art von Briefen einen professionellen Ton und ein professionelles Format zu verwenden, es ist jedoch nicht erforderlich, Ihre Kontaktdaten sowie den Namen und die Adresse Ihres Arbeitgebers anzugeben. Vielleicht möchten Sie a . verwendenMemoformatda das Dokument firmenintern ist.

Datum den Brief. Dies ist wichtig, falls Sie es der Personalabteilung zeigen und Ihren Arbeitsplatz schützen müssen.
Beginnen Sie mit einer Anrede. Rufen Sie Ihren Chef an, wie Sie ihn normalerweise nennen. Wenn die Beziehung formell ist, beginnen Sie beispielsweise mit „Sehr geehrter Herr Jones“. Wenn die Beziehung informell ist, ist es akzeptabel, etwas wie „Dear Jim“ zu schreiben.
Kommen Sie gleich in Ihrem ersten Absatz auf den Punkt. Sagen Sie ihm oder ihr, warum Sie den Brief schreiben und dass das Problem Ihre Arbeit beeinträchtigt. Halten Sie Emotionen raus und nennen Sie nur die Fakten, insbesondere wenn es um Belästigungen durch einen anderen Mitarbeiter oder einen persönlichen Konflikt geht.
Erklären Sie, wie die Situation Ihrer Meinung nach gelöst werden kann, aber lassen Sie Ihren Chef wissen, dass Sie offen für andere Lösungen sind.
Erklären Sie im letzten Absatz, dass Sie gute Arbeit leisten möchten und warum sich das Problem auf Ihre Arbeit auswirkt. In dem Musterbrief fordert die Arbeitnehmerin die Aufnahme weiterer Mitarbeiter in ihre Abteilung, da der Mangel ihre Fähigkeit beeinträchtigt, ihre Arbeit gut zu erledigen. Der Brief endet mit der Aussage, dass sie gerne einen Termin mit ihrem Chef vereinbaren wird, um das Thema zu besprechen.
Beenden Sie, indem Sie den Brief unterschreiben und Ihren Namen hinzufügen.

Tipps zum Verfassen eines effektiven Beschwerdeschreibens für Unternehmen

Ein wütender oder drohender Brief ist wirkungslos. Denken Sie daran, dass die Person, die Sie ansprechen, möglicherweise nicht der Eigentümer der Firma ist, die ein defektes Produkt hergestellt hat, sondern ein Kundendienstmitarbeiter, der Ihnen hilft. Es ist in Ihrem Interesse, ruhig und konzentriert zu bleiben.

Richten Sie Ihren Brief an eine bestimmte Person. Das Justizministerium von New Jersey empfiehlt Verbrauchern, im Standard & Poor's Register of Corporations, Directors and Executives oder im Thomas Register of American Manufacturers nach einer Adresse und dem Namen des CEO des Unternehmens zu suchen. Sie können auch auf der Website des Unternehmens nachsehen.
Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer oben in Ihrem Brief hinzu, damit das Unternehmen Sie mit möglichen Lösungen kontaktieren kann.
Fügen Sie Kopien aller Quittungen bei. Fügen Sie auch andere relevante Unterlagen zu Ihrer Beschwerde bei. Bewahren Sie alle Originale auf.
Verwenden Sie das Standardgeschäftsformat für Beschwerdebriefe. Dies schließt blockierte Absätze mit einfachem Abstand mit doppelten Leerzeichen zwischen jedem Absatz und ohne Einzüge ein.
Fügen Sie oben in Ihrem Brief ein Datum hinzu. So kann eine vielbeschäftigte Führungskraft sofort sehen, wann die Beschwerde eingegangen ist.
Dehne die Wahrheit nicht aus, um Wirkung zu erzielen; bleib einfach bei den fakten. Wenn es übertrieben klingt, glaubt der Leser Ihnen vielleicht nicht und wird Ihnen nur ungern helfen.
Halten Sie den Brief kurz. Führungskräfte sind vielbeschäftigte Menschen. Wenn Sie den Brief zu lang machen, kann es sein, dass die Person am Empfänger Ihren Brief nicht zu Ende liest.
Geben Sie Ihren Brief ein. Es sieht professioneller aus und ist einfacher zu lesen. Denken Sie daran, dass ein per Post versandter Brief mehr Gewicht hat als der Versand einer E-Mail.

Schreiben und senden Sie den Brief innerhalb einer Woche nach dem Vorfall oder wenn das Produkt nicht mehr funktioniert. Adressieren Sie die Außenseite des Umschlags an die Person, an die Sie den Brief adressiert haben, damit er auf dem richtigen Schreibtisch ankommt.

Äußern Sie Ihre Bedenken

Wenn Sie eine Beschwerde haben, sollten Sie nicht zögern, Ihrer Stimme Gehör zu verschaffen. Die meisten Unternehmen werden daran interessiert sein, die Dinge richtig zu machen, damit sie Sie als Kunden behalten können. Auch wenn das Problem bei der Arbeit ist, ist es besser, höflich zu sprechen, solange Sie sich professionell und vernünftig verhalten. Das Verfassen eines formellen Beschwerdebriefs, der auf Ihre Situation zugeschnitten ist, gilt in solchen Situationen als bewährte Vorgehensweise.